GESTIÓN DE EVENTOS (MF1056)

Duración en horas: 150

OBJETIVOS

- Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas especificas dentro del sector turístico.
- Planificar y presupuestar un evento y definir su programa, identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora.
- Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado, analizando la lógica de dicho proceso.
- Describir el proceso de evaluación final de un evento, describiendo las actividades de dirección y control inherentes.
- Definir y posicionar ofertas de eventos que contemplen distintos segmentos de mercado y sus necesidades específicas, teniendo en cuenta ventajas competitivas e identificando las vías de comercialización más adecuadas.
- Aplicar las normas de protocolo utilizadas en diferentes tipos de eventos.

CONTENIDOS

MÓDULO 1. GESTIÓN DE EVENTOS
UNIDAD FORMATIVA 1. GESTIÓN DE PROTOCOLO
UNIDAD DIDÁCTICA 1. EVENTOS Y PROTOCOLO.
El concepto de protocolo
Clases de protocolo
Descripción de las razones y aplicaciones más habituales del protocolo en diferentes eventos.
Aplicación de las técnicas de protocolo más habituales
Aplicación de las técnicas más habituales de presentación personal.
El protocolo aplicado a la restauración.
UNIDAD FORMATIVA 2. PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE EVENTOS
UNIDAD DIDÁCTICA 1. EL TURISMO DE REUNIONES Y SU DEMANDA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS.
El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano.
Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda.
Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos.
Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos.
Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. PRINCIPALES DESTINOS TURÍSTICOS NACIONALES E INTERNACIONALES DE TURISMO DE REUNIONES.
Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria.
Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. LOS EVENTOS, SU TIPOLOGÍA Y SU MERCADO.
Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros.
El concepto de evento.
El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes.
La gestión de eventos como función emisora y como función receptora.
Fases del proyecto de un evento:
UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL EVENTO COMO PROYECTO: PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTACIÓN Y ORGANIZACIÓN.
Fuentes y medios de acceso a la información.
Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios.
Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables.
Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones.
Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones.
Programación de la logística y de los recursos humanos.
Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos.
Gestión de espacios comerciales y de patrocinios.
Presidencias honoríficas y participación de personalidades.
Confección de cronogramas.
Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad.
Presupuestación del evento:
UNIDAD DIDÁCTICA 5. SERVICIOS REQUERIDOS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas.
Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones.
Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita.
Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos.
Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones.
Secretaría técnica y secretaría científica.
Servicios de animación cultural y producción de espectáculos.
Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos:
Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales.
Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos.
Otros servicios requeridos en los eventos:
UNIDAD DIDÁCTICA 6. APLICACIONES INFORMÁTICAS ESPECÍFICAS PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS.
Tipos y comparación.
Programas a medida y oferta estándar del mercado.
Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.
UNIDAD DIDÁCTICA 7. EL EVENTO COMO PROYECTO: ORGANIZACIÓN.
La organización del evento: Definición de funciones y tareas.
Comités y secretarías: funciones y coordinación.
Gestión de colaboraciones y patrocinios.
Soportes y medios para ofrecer información del evento.
Difusión del evento y captación de participantes.
Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos.
Funciones y responsabilidades.
Procedimientos e instrucciones de trabajo.
UNIDAD DIDÁCTICA 8. EL EVENTO COMO PROYECTO: DIRECCIÓN Y CONTROL.
Control de inscripciones.
Control de cobros.
Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos.
Protección de datos personales.
Documentación del evento.
Procesos administrativos y contables.
Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones.
Coordinación.
Evaluación de servicios y suministros.
Formalización de contratos. Documentación.
Supervisión y control del desarrollo del evento.
Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes.
Documentos de control del evento:
El informe final del evento.
Balances económicos.
UNIDAD FORMATIVA 3. COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS
UNIDAD DIDÁCTICA 1. COMERCIALIZACIÓN DE LA OFERTA DE GESTIÓN DE EVENTOS.
La oferta de los destinos especializados.
Vías y fórmulas de comercialización.
La oferta de los organizadores de eventos. Marca corporativa e imagen.
Público objetivo.
Canales de distribución. Soportes. Estrategias de distribución.
Técnicas y estrategias de fidelización.
Acciones y soportes promocionales.
La oferta específica: características y presentación.
Fuentes de información sobre eventos.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. COMUNICACIÓN, ATENCIÓN AL CLIENTE Y TÉCNICAS DE VENTA Y NEGOCIACIÓN EN LA GESTIÓN DE EVENTOS.
La comunicación interpersonal. Procesos. Barreras. Saber escuchar y preguntar. La comunicación no-verbal. La comunicación telefónica.
Necesidades humanas y motivación. El proceso decisorio. Las expectativas de los clientes.
Tipología de clientes.
La atención al cliente. Actitud positiva y actitud pro-activa. La empatía. Los esfuerzos discrecionales.
Los procesos de ventas. Fases de la venta y técnicas aplicables. La venta telefónica.
La negociación. Elementos básicos. La planificación de la negociación. Estrategias y técnicas.
Tratamiento de reclamaciones, quejas y situaciones conflictivas. Procedimientos. Normativa.
Normas deontológicas, de conducta y de imagen personal.