GESTIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y EVENTOS (MF0983)

Duración en horas: 120

OBJETIVOS

- Organizar las actividades propias y de la dirección con pro-actividad, coordinando las agendas de las personas implicadas, gestionando el tiempo de forma eficiente y manteniendo la imagen corporativa.
- Gestionar los servicios y recursos materiales de su ámbito de actuación, negociando las condiciones de contratación, controlando la ejecución del presupuesto y el proceso documental, a fin de asegurar su disponibilidad.
- Organizar reuniones y eventos corporativos de acuerdo con las directrices recibidas, la cultura y los objetivos de la organización, negociando las condiciones con las personas intervinientes, a fin de conseguir los resultados definidos y la mejora de la calidad del servicio.
- Negociar en la organización de viajes nacionales e internacionales, atendiendo a los plazos fijados y cumpliendo las normas internas, consiguiendo la máxima rentabilidad y eficiencia en su desarrollo y la mejora de la calidad del servicio.

CONTENIDOS

MÓDULO 1. GESTIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y EVENTOS
UNIDAD FORMATIVA 1. GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES DEL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN
UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO.
Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.
Medios y métodos de trabajo.
La planificación como hábito:
Priorización.
Organización.
Delegación.
Control y ajuste. El control del tiempo.
La calidad en los trabajos de secretariado.
Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación.
Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.
El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el - escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios.
La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras - dependencias de la organización.
Prevención de riesgos laborales.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.2. EL ARCHIVO.
Flujo documental en la empresa.
Clasificación de los documentos.
Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.
El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. -Inclusiones, extracciones y expurgo-.
Gestión documental informática - oficina sin papeles"-.
Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. LA AGENDA.
Tipos de agenda.
Secciones de la agenda.
Gestión de agendas.
UNIDAD FORMATIVA 2. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS
UNIDAD DIDÁCTICA 1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES.
Tipos de reuniones:
Planificación de las reuniones.
Preparación de las reuniones.
Preparación de las reuniones.
Preparación de las reuniones.
Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.
El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, - almuerzo y otros).
Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, - secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-.
El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, - atender-.
La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:
UNIDAD DIDÁCTICA 2. LA NEGOCIACIÓN.
Elaboración de un plan de negociación.
Tipos o niveles:
Participantes.
Fases de la negociación:
Recursos psicológicos en la negociación:
Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.
Los presupuestos y contratos:
UNIDAD DIDÁCTICA 3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
Objetivos.
Presupuesto.
Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.
Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
Listado de comprobaciones.
El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-.
Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:
Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:
Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:
Documentos de cobro y pago.
UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL PROTOCOLO EMPRESARIAL.
Tratamientos dentro de la empresa.
Recepción de las visitas.
El restaurante como parte de la oficina.
RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
El regalo en la empresa.
La etiqueta en hombres y mujeres.
Ubicación correcta de los símbolos:
La imagen y la empresa.
UNIDAD FORMATIVA 3. ORGANIZACIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES
UNIDAD DIDÁCTICA 1. SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES.
Condiciones de la contratación de un servicio:
Seguros de viaje, médicos y de automóviles.
Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales.
Medios de realización: Internet, teléfono y otros.
Derechos del viajero:
Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas.
Características y funciones de organismos oficiales:
UNIDAD DIDÁCTICA 2. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE.
Objetivos del viaje.
Presupuesto.
Lista de comprobación y confirmación.
Documentación necesaria anterior al viaje:
Gestión de las necesidades del país o países que se visiten:
Itinerarios.
Medios de transporte.
Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto.
Visitas turísticas.
Información cultural y genérica.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. PLANIFICACIÓN DEL VIAJE.
Medios de locomoción.
Horarios.
Reservas de transporte.
Alojamientos y tipos de pensión.
Medios de cobro y pago:
Intérpretes.
Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas - audiovisuales-.
Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.
La oficina móvil.
La agenda de reuniones.
UNIDAD DIDÁCTICA 4. DOCUMENTACIÓN POSTERIOR AL VIAJE.
Informes económicos.
Justificantes.
Notas de entrega.
Albaranes.
Facturas pro-forma.
Facturas definitivas.
Seguimiento de acuerdos.
Evaluación y análisis de resultados.
Archivo.
Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales.
UNIDAD DIDÁCTICA 5. PROTOCOLO NACIONAL E INTERNACIONAL Y USOS SOCIALES.
Invitaciones en España y en el extranjero.
Forma y contestación de las invitaciones.
Obligaciones con los visitantes.
Protocolo y comunicación en países de religión musulmana.
Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica.
Protocolo y comunicación en diversos países.
Diplomacia en la Unión Europea.
Decálogo del protocolo empresarial internacional.