IMPLANTACIÓN Y TRANSICIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LA DOCUMENTACIÓN EN OFICINAS Y DESPACHOS (FTADG_D6232)

Duración en horas: 8

OBJETIVOS

Detectar los procesos de circulación y tramitación de los documentos y formulario, para cada procedimiento de gestión definido, teniendo en cuenta los flujos de las actividades desarrolladas en las distintas unidades/departamentos (en paralelo, secuenciales, convergentes, u otras), así como los recursos materiales y personales necesarios para la completa representación del mismo Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental.

CONTENIDOS

1. Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo. 1.1. Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental. 2. Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales. 2.1. Desde el punto de vista de la seguridad. 2.2. Desde la óptica del uso la racional de los recursos. 2.3. Desde el punto de vista económico. 3. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas. 3.1. Flujo Paralelo. 3.2. Flujo Secuencial. 3.3. Flujo Convergente. 1.3.4. Flujo Iterativo. 4. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación. 4.1. Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales. 4.2. Codificación de documentos. 4.3. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos. 4.4. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal. 4.5. Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento. 4.6. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente. 5. Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación. 5.1.UNE-ISO 15489. 5.2. Modelo EFQM de Excelencia. 5.3. Otras Normas.